Les tâches attribuées à un syndic de copropriété sont nombreuses et nécessitent une parfaite gestion administrative, juridique, fiscale, mais aussi organisationnelle. Un travail parfois titanesque selon la taille de la copropriété, qui peut être facilité par la mise en place de différents outils notamment lors de convocations aux Assemblées Générales de copropriété. Pour cela, la lettre recommandée électronique vous sera d’une aide précieuse.
La lettre recommandée électronique, c’est quoi ?
La lettre recommandée électronique permet de profiter des mêmes droits que la lettre recommandée classique. Elle va permettre d’uploader le document à transmettre directement sur la plateforme choisie pour procéder à l’envoi de son courrier. Ce dernier sera transmis à son destinataire, qui pourra accepter, refuser ou ignorer ce courrier. S’il l’accepte, l’expéditeur reçoit alors un accusé de réception, s’il le refuse il recevra une notification de refus, ce sera également le cas lorsque le courrier est ignoré passé un délai de 15 jours. La lettre recommandée électronique va donc permettre de procéder à l’envoi de courrier en recommandé sans avoir à se déplacer en bureau de poste et en effectuant l’ensemble des actions nécessaires depuis son ordinateur, ce qui permettra de gagner un temps précieux. Il s’agit par ailleurs d’un système de communication plus écologique qui ne nécessite pas l’impression de document ni l’acheminement de ces derniers par le biais de transports routiers. Les syndics qui envoient régulièrement des convocations pour les Assemblées Générales de copropriété pourront donc largement profiter de cet outil pratique et facile d’utilisation afin de simplifier cette démarche (plus d’informations sur le sujet sur le blog Immoz).
Comment opter pour la LRE en copropriété ?
Si vous souhaitez pouvoir opter pour l’utilisation de la lettre recommandée électronique au sein de votre copropriété, cette décision devra justement être prise durant une Assemblée Générale. En effet, cela nécessite que la majorité des copropriétaires acceptent d’opter pour ce mode de communication. Une notification sera alors envoyée à l’ensemble des copropriétaires pour leur permettre d’accepter l’utilisation de la lettre recommandée électronique à l’avenir. Une fois que chacun aura pu donner son autorisation, il sera possible d’utiliser la lettre recommandée électronique pour les communications les plus importantes comme les convocations aux Assemblées Générales de copropriétaires.
Effectuer ses convocations avec des lettres recommandées électroniques
Une convocation pour une Assemblée Générale de copropriété se doit d’être remise en main propre ou envoyée par lettre recommandée. La lettre recommandée électronique a la même valeur juridique que la lettre recommandée classique ce qui lui permet d’être utilisée en ce sens. Il suffira donc d’uploader sa convocation sur la plateforme choisie pour envoyer la lettre recommandée électronique en s’y prenant suffisamment tôt pour que la lettre puisse être reçue au moins 21 jours avant la date choisie comme le prévoit la loi. Les copropriétaires recevront alors une notification leur expliquant qu’une lettre recommandée électronique leur a été adressée et ils pourront choisir de l’accepter ou de la refuser. En l’acceptant, ils pourront alors télécharger le document qui leur a été envoyé soit la convocation à l’Assemblée Générale de copropriété (plus d’informations pour bien préparer ce type de document ici).
Le syndic va donc pouvoir gagner un temps précieux en optant pour la lettre recommandée électronique comme mode d’envoi pour les convocations aux Assemblées Générales de copropriété, mais aussi pour tout autre envoi de documents importants. Attention cependant à s’assurer que l’ensemble de la copropriété ait accepté de recevoir des courriers en utilisant ce mode de communication au préalable.